El uso del reporte de ventas con tu equipo de trabajo puede ser una de las formas más poderosas y favorables de mejorar el desempeño del departamento y por ende el de la empresa en general.

En este artículo te ayudaremos a comprender el significado del reporte de ventas. Sus tipos, la importancia y beneficios que tiene para tu negocio. Además, te explicaremos la forma de generar uno de la forma más eficaz. 

¿Qué es un reporte de ventas?

El reporte de ventas describe el estado de las actividades de ventas dentro de la empresa. Muestra sus tendencias a lo largo del tiempo, también analiza las distintas etapas del embudo de ventas y el comportamiento de los ejecutivos.

 Proporcionan una instantánea del ejercicio de la empresa en un momento específico para evaluar la situación y determinar  las mejores decisiones a tomar y el tipo de acción que se puede llevar a cabo.

  Un buen reporte de ventas proporciona una descripción general de las ventas para un período determinado y muestra el costo de los bienes vendidos, la ganancia bruta y los márgenes de ingresos.

Entre los numerosos beneficios del reporte de ventas, destaca la ayuda que te ofrece para identificar nuevas oportunidades de potenciales mercados que pueden mejorar e incrementar los niveles de ventas.

¿Por qué debes generar un reporte de ventas de tu negocio?

El reporte de ventas es un esquema enunciado y resumido de las actividades de ventas del departamento. Este informe es específico de un período y generalmente va dirigido para los gerentes y la gerencia de ventas.

 Son el primer punto de convergencia, para la gestión de ventas y la actividad del mercado. Destaca de forma concisa, las oportunidades, perspectivas y posibilidades de generar mayor ingreso.

 No hay lugar para conjeturas en las ventas, los reportes eliminan el margen de presunciones y especulaciones. Muestra una posición existente en la empresa y futuras actividades de ventas medibles.

 Estos reportes ofrecen datos invaluables e inestimables de los clientes. Brindan una visión completa del cliente y aumenta la probabilidad de cerrar el trato. Sobre la base de esta información se pueden tomar las medidas correctivas necesarias para incrementar la tasa de éxito.

Reportes semanales

Un reporte de ventas semanal indica la dirección a la que se dirige el equipo de ventas. Este informe llama a los planes de urgencia a abordar antes de que se pierdan clientes y acuerdos importantes.

 Este reporte también es visto por la alta gerencia, lo que les da una imagen precisa de las actividades. Brindan la oportunidad de abordar los problemas potenciales semanalmente, mientras las cosas aún son manejables y están bajo control. 

hacer un reporte

Reportes mensuales

Los reportes mensuales son muy diferentes de los semanales. Si algún problema no se aborda en base a los informes semanales; sus consecuencias se mostrarán en los informes mensuales. A veces, el daño causado puede no ser reparable. Los informes mensuales mostrarán el rendimiento general del equipo.

Reportes por vendedores, clientes y productos

Los reportes de ventas también pueden elaborarse en cualquier momento, con un fin específico y dirigido a un objetivo principal. Estos pueden ser en base a los vendedores, clientes o a los productos o servicios que ofrece la empresa.

 Dependiendo de su finalidad este te mostrará el comportamiento, información y datos precisos de lo que quieras analizar. Esta información te será de gran ayuda para atacar desde un principio los problemas de la organización. Incluso pueden ayudarte para realizar tus reportes  semanales o mensuales. 

¿Cómo generar un buen reporte de ventas?

Cuando realices un reporte de ventas, debes tener en cuenta tus objetivos finales. Para dominar la redacción de informes hay un par de preguntas cruciales que debes hacerte: ¿para quién informas y por qué? ¿Cuál es el período de tiempo del informe y el mensaje principal que quieres compartir?

El reporte de ventas te permite comparar las ventas del año hasta la fecha con las de años anteriores, lo que te ayuda a orientar las decisiones comerciales a mediano y largo plazo.

 Una vez que estas preguntas hayan encontrado una respuesta, puedes articular fácilmente tu informe. A continuación, te indicamos cómo hacerlo:

  •  Define tu audiencia: piensa en quién leerá y qué necesita saber. Considera también sus antecedentes y si están familiarizados con la jerga que podrías utilizar. No es lo mismo escribir para un equipo de ventas que para una audiencia general.
  • Define el propósito de tu informe: El reporte lo compartirás con la alta gerencia o simplemente será para tener el análisis de los objetivos de ventas con tu equipo. Ambos informes tendrán una estructura e información diferente.
  • Elige el período de tiempo: esto significa que puedes crear un informe tanto semanal como mensual, o elegir mostrar los datos del último trimestre o año.
  • Reúne los datos necesarios: dado que has establecidos KPI específicos para realizar un seguimiento, ahora solo necesita compilarlos todos y analizarlos con la ayuda de un software. Este tipo de herramienta está diseñada para facilitar tus datos y crear informes más rápidamente.
  • Visualiza y comunica tus hallazgos: la parte más importante, una vez que hayas analizado y extraído información de tus datos, es saber transmitir esa información a tu audiencia.
  • Proporciona contexto: un aspecto que a menudo se olvida cuando estamos informando, es que los números nunca cuentan la historia completa. Proporciona algunos antecedentes y una imagen más amplia de las cifras, por ejemplo: ¿cómo fue la situación durante el mes? ¿La tendencia general va hacia arriba o hacia abajo?
  • ¡Sé creativo! Al crear tu informe, agrega un poco de diversión o un toque más personal que llamará la atención de tu audiencia y lo hará más seguro durante la presentación.

Ventajas del reporte de ventas

Conclusión

Las ventas son fundamentales para el éxito de tu negocio y la forma más fácil de obtener una visión clara de qué tan bien se están desempeñando es producir regularmente reporte de ventas.

 

El reporte de ventas ayuda a rastrear la salud de tu negocio y a resaltar cualquier ineficiencia en el departamento. Esto la convierte en una herramienta importante que siempre debes tener en cuenta.

 

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